مدیریت زمان یک مهارت ضروری در زندگی است و مهارتی است که تفاوت زیادی در حرفه شما ایجاد می‌کند. وقتی بدانید چگونه زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، نتایج زیر را در کار خود مشاهده خواهید کرد:

• بهره‌وری و کارایی بیشتر
• استرس کمتر
• شهرت حرفه‌ای بهتر
• افزایش شانس پیشرفت
• فرصت‌های بیشتری برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی خود

به طور کلی، با اعتماد به انتخاب بهترین روش برای استفاده از زمان، علاوه بر اینکه احساس می‌کنید کنترل بیشتری روی کارهای خود دارید، آرامش و شادی بیشتری نیز تجربه می‌کنید و بهتر می‌توانید فکر کنید و همین مسئله امکان کمک به دیگران را برای رسیدن به اهدافشان را برای شما فراهم می‌کند.

چگونه مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید

آیا در سازماندهی وقت خود این مهارت را دارید که کارهای مهم را به خوبی انجام دهید؟ آیا می‌توانید زمان خود را بین فعالیت‌های مختلف به صورت متعادل تقسیم کنید؟ وقتی برای انجام کاری وقت می‌گذارید، آیا می‌توانید تمرکز کنید و آن را به پایان برسانید؟

ابزارهای عمومی مدیریت زمان

در این بخش، بررسی می‌کنیم که چرا محیط شما باید به اندازه تفکر شما سازماندهی شود! نکات عملی از افراد بسیار سازماندهی شده، به علاوه ایده هایی برای استفاده از فناوری برای کنترل بیشتر شما روی زمانتان معرفی میشود.

برای سازماندهی بیشتر، میتوانید از میز کار، دسکتاپ یا هر جایی که بیشتر کار خود را آنجا انجام می دهید، شروع کنید.

آیا فضای کاری شما در حال حاضر به سازماندهی شما کمک می کند یا منشا بسیاری از مشکلات شماست؟ ممکن است با کمی شلوغی بهترین عملکرد را داشته باشید، در این صورت، آن را همانطور بدون تغییر نگه دارید. اما، اگر وضعیت دسکتاپ شما عملکرد شما را خراب می کند، وقت آن است که تغییراتی ایجاد کنید. اگر چیزی را دیدید که دیگر به کارتان نمی‌آید هرچه سریعتر آن را از روی دسکتاپ خود حذف کنید.

سعی کنید یک بخش مشخص روی دسکتاپ خود در نظر بگیرید. جایی که چیزهایی را که برای پروژه یا فعالیت فعلی خود نیاز دارید، در آن قسمت نگهداری می‌کنید. این به شما کمک می کند تا سریع شروع کنید، از حواس پرتی جلوگیری کنید و روی کار در حال انجام متمرکز بمانید. وقتی یک پروژه تمام شد، همه چیز را پاک کنید تا فضا برای پروژه بعدی باز شود. و هنگامی که فضای کاری شما در وضعیت خوبی قرار دارد، آن را به همین شکل حفظ کنید! در پایان هر روز، تصمیم بگیرید که چه چیزی باید در جایی که هست بماند، و کاری کنید که همه چیز ناپدید شود.

و از آنجایی که مدیریت زمان خوب به برنامه ریزی، ثبت و بازتاب فعالیت‌های شما بستگی دارد، می‌توانید از برخی از شناخته شده‌ترین ابزارها برای انجام این کار از جمله to do list و … استفاده کنید.

اولویت بندی

در تابستان 1997 فضاپیمای راه یاب ناسا روی سطح ماه فرود آمد. و شروع به فرستادن تصاویر خارق العاده‌ای از سطح ماه به زمین کرد.

اما چند روز بعد اتفاق بدی افتاد مخابره عکسها متوقف شد. راه یاب داشت کارش را به تعویق می انداخت. خودش را کاملا مشغول نگه داشته بود اما کار اصلی و مهمش را انجام نمیداد.

چه اتفاقی افتاده بود؟

متوجه شدند که اختلالی در برنامه اش وجود دارد. هر سیستم اجرایی دارای یک برنامه ریز است که قبل از شروع وظیفه دیگر مشخص میکند cpu چقدر روی هر وظیفه کار کند و چه وظیفه ای را شروع کند. اگر  این برنامه ریز کارش را درست انجام بدهد، کامپیوتر به خوبی وظایف مختلفش را انجام می دهد.

ولی همه میدانیم چه پیش میآید اگر اشتباهی رخ دهد. شاید یاد گرفتن علم کامپیوتر درباره برنامه ریزی به ما نشان دهد که انسان ها چگونه با زمان دست و پنجه نرم میکنند.

زمانی که شما برای برنامه ریزی می گذرانید زمان است که آن کار را انجام نمی دهید.

به طور مثلا، وقتی ایمیل خود را چک میکنید، به همه پیامها نگاه می کنید تا ببینید کدام مهمتر است. کارتان که با آن پیام تمام شد به سراغ بعدی می روید. با صندوقی که دوبرابر پرتر از صندوق باشد این کارها دو برابر زمان بیشتری میگیرد.

برنامه ریزان سیستم لینوکس با مشکلی شبیه به این در سال 2003 مواجه شدند. لینوکس بر اساس اهمیت، وظایفش را رتبه بندی میکرد و بعضی اوقات زمان بیشتری برای اولویت دادن به آن‌ها صرف میکرد تا تمام کردن آنها. قرار بود برنامه کاملا متفاوتی جای این اولویت بندی را بگیرد با گنجایش محدودی از اولویت‌ها. با این کار، سیستم در انتخاب کار بعدی دقت کمتری داشت. اما برای پیشبرد آن با صرف زمان بیشتر از آنچه لازم داشت آماده‌تر بود.

پس با داشتن ایمیل‌هایی که اصرار داریم همیشه مهمترینشان را بخوانیم شاید به نتیجه نرسیم. بهتر است در ترتیبی بر اساس زمان رسیدن آنها یا حتی با ترتیب اتفاقی به آنها جواب دهید. در کمال ناباوری بعضی اوقات انجام ندادن یک کار با ترتیب خوب میتواند کلید سریعتر انجام دادن آن باشد.

پس وقتی شروع به اختصاص دادن زمانتان به چیزهای درست کنید، می‌توانید به دستاوردهای بیشتری برسید. اما چطور کارهای درست و ارزشمند را از دیگر کارها تشخیص دهیم؟

اصل آیزنهاور راهی برای تمایز بین خواسته‌ها است، به طوری که آن‌ها را عاقلانه اولویت بندی کنید.

برنامه ریزی

ممکن است بدانید چه کاری باید انجام دهید، اما دانستن زمان انجام آن هم بسیار مهم است. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله 1: زمان اوج انرژی خود را پیدا کنید

هر یک از ما در طول روز در زمان‌های متفاوتی به بالاترین سطح انرژی می‌رسیم. بعضی از ما آدم‌های صبح هستیم. بعضی دیگر در اواسط بعد از ظهر انرژی بیشتری دارند و برخی افراد در شب بیشترین انرژی را در خود احساس می‌کنند.

اکثر مردم به طور غریزی می‌دانند که چه زمانی بیشترین میزان انرژی و چه زمانی کمترین میزان انرژی را دارند و احتمالا در طول شبانه روز فقط یک زمان حداقلی و حداکثری انرژی ندارند. برخی از افراد صبح، بعد از ظهر و دوباره در اوایل شب بیدار می‌شوند.

اگر مطمئن نیستید که زمان اوج شما چه زمانی است، چند روزی را به ارزیابی سطح انرژی خود اختصاص دهید. برای هر روز، نموداری رسم کنید. در محور افقی این نمودار، ساعات بیداری و در محور عمودی، سطوح انرژی را در مقیاسی از 0 درصد تا 100 درصد رسم کنید. با پیشرفت روز، سطوح انرژی خود را در این نمودار رسم کنید. در نهایت به چیزی شبیه شکل زیر خواهید رسید.

همچنین مهم است که به انرژی و فعالیت خود در طول هفته هم نگاه کنید. برای بیشتر مردم، شنبه ها اغلب روز شلوغی است. جلسات زیادی برای این روز برنامه ریزی شده است و مردم بعد از تعطیلات آخر هفته به سر کار باز می‌گردند. بسیاری معتقدند که یک‌شنبه‌ها پربازده‌ترین روز هفته آن‌هاست. آن‌ها درک خوبی از آن‌چه باید در هفته انجام دهند دارند و تمرکز بیشتری دارند. با نزدیک شدن به آخر هفته، بهره وری به طور کلی کاهش می‌یابد. چهارشنبه‌ها معمولا کم بازده ترین روز است، زیرا همه از کار هفته خسته شده‌اند و مشتاقانه منتظر دو روز تعطیلات بعدی هستند.

مرحله 2: وظایف خود را تجزیه و تحلیل کنید

احتمالاً در روز چندین کار معمولی دارید، مانند برقراری تماس تلفنی، چک کردن ایمیل، ورود اطلاعات یا حقوق و دستمزد. و احتمالاً کارهایی دارید که به خلاقیت زیادی نیاز دارند، مانند طراحی بنر تبلیغاتی شرکت. ممکن است کارهای هفتگی داشته باشید که به انرژی زیادی نیاز دارند، مانند ارائه سخنرانی یا شرکت در جلسات فروش. برخی از کارها احتمالاً به تمرکز زیادی نیاز دارند، مانند ویرایش یا نوشتن کد.

فهرستی از کارهای معمولی خود تهیه کنید و سپس آن‌ها را در دسته‌های مناسب مرتب کنید. می‌توانید از دسته‌هایی مانند این استفاده کنید، اگرچه برخی از کارها ممکن است به بیش از یک دسته تعلق داشته باشند:

• کارهای روتین
• کارهای نیازمند خلاقیت
• کارهای تمرکزی
• کارهای انرژی بر

دانستن اینکه روزانه و به صورت منظم چه نوع وظایفی را انجام می‌دهید، به شما در محله بعدی کمک بسیاری می‌کند.

مرحله 3: عوامل خارجی را شناسایی کنید

آیا عواملی خارج از کنترل شما وجود دارد که در انجام کارهایتان تأثیر بگذارد؟ مثلا:

• در دسترس بودن همکاران کلیدی: آیا برخی فعالیت‌هایتان مستلزم ملاقات با افرادی هستند که فقط زمان مشخصی از روز کار می‌کنند؟
• میزان سر و صدا در محل کار: اگر نیاز به انجام کارهای با تمرکز بالا در محیطی با پلان باز دارید، آیا انجام این کار در شروع ساعت کاری آسان تر است یا در پایان روز، زمانی که محل کار ساکت‌تر است؟
• در دسترس بودن منابع: آیا باید روی سیستم ها یا تجهیزاتی کار کنید که کمتر مورد استفاده قرار می گیرند؟
• در دسترس بودن مشتری: ممکن است ترجیح دهید در بعدازظهر تماس‌های فروش پرانرژی برقرار کنید، اما اگر مشتریان مورد نظر شما اغلب در آن زمان مشغول هستند، باید برنامه خود را مجدد تنظیم کنید.

بعد از تشخیص عوامل خارجی می‌توانید کارهای وابسته به این عوامل را در 4 دسته‌ای که بالاتر عنوان شد، تقسیم بندی کنید.

مرحله 4: وظایف را به Times اختصاص دهید

این مهم است که وظایف خود را با فراز و نشیب سطوح انرژی طبیعی خود هماهنگ کنید. کارهای خلاقانه یا با تمرکز بالا را برای ساعات اوج انرژی خود برنامه ریزی کنید و کارهای روتین را برای زمان‌هایی با میزان انرژی پایین برنامه‌ریزی کنید.

همچنین می توانید وظایفی را در فراز و نشیب چرخه انرژی دفتر خود برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، اگر یک فرد صبحگاهی هستید، می‌توانید زودتر به دفتر کار برسید و روی کارهای بسیار خلاقانه کار کنید. ساختمان خالی به شما زمان خوبی برای تمرکز می‌دهد.

اثرات غذا و نوشیدنی

رژیم غذایی شما می تواند بر بهره‌وری شما تأثیر زیادی بگذارد. یک فنجان چای یا قهوه قوی می‌تواند به افزایش سطح انرژی و روحیه شما در زمانی که در نقطه پایینی انرژی هستید کمک کند. با این حال، اثرات کافئین، اغلب کوتاه مدت است و می‌تواند خطراتی برای سلامتی به همراه داشته باشد.

بسیاری از مردم در زمان پایین بودن سطح انرژی احساس گرسنگی می‌کنند. میان وعده‌ها می‌توانند راهی عالی برای انرژی دادن مجدد باشند، اما باید از خوردن غذاهای ناسالم شیرین اجتناب کنید. درست مانند قهوه، این غذاها فقط به طور موقت به شما کمک می‌کنند و سپس شما را با کاهش قند مواجه می‌کنند. در عوض، یک میان وعده سالم مانند میوه تازه، ماست یا آجیل به مدت طولانی‌تری سطح انرژی شما را بالا نگه می‌دارند.

اگر بعد از ناهار کم انرژی هستید، احتمالا بیش از حد غذا خورده‌اید. هر چه وعده غذایی حجیم‌تر باشد، می توانید انتظار داشته باشید که با هضم غذا توسط بدن، سرعت بالا رفتن سطح انرژیتان کاهش یابد. برای حفظ انرژی خود، یک وعده غذایی سبک تر مانند سالاد بخورید و صبح ها و بعدازظهرها میان وعده‌های بیشتری میل کنید.

بسیاری از مردم در طول روز به اندازه کافی آب نمی‌نوشند. کم آبی بدن می تواند باعث خستگی و کندی شما شود. مطمئن شوید که مقدار زیادی آب می‌نوشید تا انرژی خود را حفظ کنید.

همه ما در طول روز فراز و نشیب های طبیعی داریم. ما می‌توانیم با مطابقت دادن وظایف و کارهای روزانه با این فراز و نشیب‌های سطح انرژی، کیفیت کار و بهره‌وری خود را بهبود ببخشیم. بررسی کنید که چه زمانی انرژی شما کم یا زیاد است و همچنین چه زمانی محیط کار، برای انجام کارهای پر انرژی مناسب است و چه زمانی اینطور نیست. کارهای پر انرژی یا خلاقانه را زمانی برنامه ریزی کنید که انرژی و محیط مناسب برای کار روی آن‌ها دارید.

تعیین هدف

کسانی که در مدیریت زمانشان موفق هستند، اهداف روشنی برای هدف گذاری دارند. آن‌ها Golals SMART (اهدافی که قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان هستند) را توسعه می‌دهند و زمانشان را به طور ویژه به آن‌ها اختصاص می‌دهند.

تمرکز

صرف وقت گذاشتن برای یافتن اولویت‌هایتان خوب نیست. شما باید بتوانید با به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها از زمان به خوبی استفاده کنید. برای این کار می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:

سعی کنید عادات جدیدی در خود ایجاد کنید تا به شما در کنترل عوامل حواس پرتی کمک کند. استفاده از تلفن، پیام و ایمیل خود را به دقت ارزیابی کنید و زمانی را که در رسانه‌های اجتماعی صرف می‌کنید محدود کنید.

وقتی نمی‌خواهید مزاحم شوید یا از محیط‌های شلوغ دور شوید و جایی آرام برای کار پیدا کنید، این را برای همکاران و دیگر اعضای تیم روشن کنید. لیست کارهای خود را مختصر و قابل کنترل نگه دارید.

استفاده از تکنیک پومودورو می‌تواند راه خوبی برای افزایش سطح تمرکز در هنگام کار باشد.

خلاصه مقاله مدیریت زمان

در اینجا لیستی از 10 نکته کاربردی مدیریت زمان آورده شده است:

• وظایف خود را اولویت بندی کنید و ابتدا روی کارهایی که هم مهم و هم فوری هستند تمرکز کنید.
• از ابزارها و برنامه‌های بهره وری برای کمک به مدیریت وظایف، برنامه ریزی روز، تنظیم یادآورها و غیره استفاده کنید.
• اهدافی را تعیین کنید که خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان هستند. این مسیر روشنی را فراهم می‌کند و وظایف را قابل مدیریت‌تر می‌کند.
• زمان مشخصی را در طول روز به وظایف یا انواع مختلف کار اختصاص دهید. این می تواند به کاهش تغییر زمینه و بهبود تمرکز کمک کند.
• اگر کارهایی وجود دارد که می تواند توسط شخص دیگری انجام شود، آنها را محول کنید. این به شما این امکان را می‌دهد که بر روی کارهایی تمرکز کنید که به مهارت خاص شما نیاز دارند.
• انجام دادن همزمان چند کار اغلب منجر به اشتباهات و کاهش بهره وری می‌شود. در عوض، هر بار روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که کامل شود.
• داشتن یک روال مشخص می‌تواند به شما کمک کند که بهترین استفاده را از روز خود داشته باشید و زمان خود را برای تصمیم گیری در مورد کارهای بعدی تلف نکنید.
• سعی کنید محیطی ایجاد کنید که دائماً در آن وقفه ایجاد نکنید. این ممکن است شامل تنظیم ساعات اداری یا تعیین حد و مرز با همکاران.
• به یاد داشته باشید که ورزش منظم داشته باشید، سالم غذا بخورید و خواب کافی داشته باشید. این عوامل می توانند تأثیر قابل توجهی بر سطح انرژی و بهره وری کلی شما داشته باشند.
• در پایان هر هفته زمانی را به مرور کارهای خود اختصاص دهید و هر چالشی را که با آن روبرو شده اید شناسایی کنید. این می‌تواند به شما کمک کند تا به طور مداوم استراتژی‌های بهره وری خود را بهبود بخشید و تنظیمات لازم را برای هفته آینده انجام دهید. این فرآیند خود انعکاس می‌تواند به شما کمک کند تا کاهش زمان و شکاف‌های کارآیی را شناسایی کنید یا وظایف را برای برنامه ریزی آینده بهتر اولویت بندی کنید.

به یاد داشته باشید، استراتژی‌های مختلف برای افراد مختلف کار می‌کند. آزمایش با رویکردهای مختلف می‌تواند مفید باشد تا ببینید چه چیزی برای شما بهتر است.