هنگامی که کلمه “ERP” را در وب جستجو می‌کنید ، نتایج بسیاری دریافت خواهید کرد. این حجم عظیم اطلاعاتی؛ گیج کننده نخواهد بود اما به نظر می‌رسد که هر شرکت، تعریف خاص خود از این سیستم را ارائه می دهد و پیاده سازی آن بین شرکت ها می تواند بسیار متفاوت باشد.با این وجود، این تفاوت‌ها بر انعطاف پذیری ERP به عنوان یک ابزار قدرتمند تجاری تأکید می کنند.
ERP دقیقا چست؟
نرم افزار ERP به اختصار (Enterprise Resource Planning) به معنای راهکار مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمانی می‌باشد که حتی نام کامل آن نیز روشن کننده آن نیست که چه کاری انجام می دهد! برای درک عمیق تر از اینکه دقیقا ERP چیست؟ چگونه کار می‌کند و چگونه می‌تواند کسب و کار شما را تغییر دهد؟ باید یک قدم به عقب بردارید و تمام بخش‌های مختلفی که برای اداره یک کسب و کار ضروری است را در نظر بگیرید. پخش هایی مانند فرایند تامین و مدیریت موجودی (SCM)، مدیریت سفارشات (SFA)، حسابداری، منابع انسانی (HR)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و…
ERP دقیقا چکار می کند؟
نرم افزار ERP در وهله اول، تمامی این بخش‌ها را در یک سیستم کامل ادغام می کند، از تکثیر داده ها جلوگیری می‌کند، فرایندها و انتقال اطلاعات را در کل سازمان ساده تر می‌نماید و امکان برنامه ریزی، بودجه بندی و پیش‌بینی استراتژی های آینده را به سازمان خواهد داد.
ویژگی اصلی کلیه سیستم های ERP یک پایگاه داده مشترک است که به صورت همزمان توسط بخش های مختلف سازمان مدیریت می‌شود و در عین حال بسته به نوع فعالیت و فرایندها، عملکردهای مختلفی از خود نشان می دهد. به عنوان مثال: با ثبت یک فاکتور فروش، به طور خودکار، واحد مالی و حسابداری سفارشات را به سرعت و دقت پردازش می کند، واحد انبارداری اقلام مورد نیاز را جورچینی می نماید، واحد سفارشات و خرید موجودی های خود را کنترل می کند و واحد توزیع سفارشات را آماده ارسال به مشتری خواهد کرد. تمام این فرایند بدون فشرده یک کلید اضافی انجام خواهد شد.
ERP دقیقا برای چه سازمان هایی لازم است؟
امروزه، ERPها در مقیاسی گسترش یافته اند که هوش تجاری (BI) را نیز به خدمت بگیرد و همزمان فرایندهای “Front-Office” مانند اتوماسیون نیروی فروش (SFA)، مارکتینگ و تجارت الکترونیکی را کنترل کند. با بلوغ این سیستم ها و موفقیت حاصل از استفاده از این نرم افزارها در شرکت های بزرگ، سازمان ها در طیف گسترده ای از صنایع، از شرکت های پخش تا تجارت های الکترونیک از راهکارهای ERP استفاده می کنند.
علاوه بر این ، حتی اگر “E” در ERP مخفف “Enterprise” به معنای سازمان ها و هلدینگ های بزرگ باشد، شرکت های میان رده و متوسط هم، به نرم افزارهای ERP و راهکار های آنها روی آورده اند. راهکارهای ارائه نرم افزار به صورت Software as a Service که به عنوان “رایانش ابری” نیز شناخته می شود، به محبوبیت این سیستم ها نیز افزوده است. رایانش ابری نه تنها نرم افزار ERP را مقرون به صرفه تر می کند، بلکه اجرا و مدیریت آن را آسان تر می سازد و مهم تر از همه، ERPهای ابری امکان ارائه گزارشات مختلف از همه واحد های سازمان (BI) را به صورت “Real-Time” فراهم می آورند و تجمیع این گزارشات برای مدیرانی که به دنبال دید کلی به عملکرد سازمان خود هستند، بسیار ارزشمند می باشد.
در نتیجه، ERP به کارمندان سازمان کمک می کند تا با شکستن موانع بین واحدهای تجاری، کار خود را کارآمدتر انجام دهند. به از بین بردن فرایندها بیهوده کمک می کند و به طور چشمگیری هزینه ها را کاهش می دهد و در نهایت به مدیران کمک می کند با دید بهتر نسبت به سازمان، تصمیمات بهینه و اجرایی تر بگیرند.
به صورت کلی ERP:
- تمامی داده ها، اطلاعات و فرایندها را یکپارچه سازی می کند
- هزینه های اضافی را کاهش می هد
- راندمان و عملکرد واحد های مختلف را بهبود می دهد
- امنیت و کیفیت داده ها را بالا می برد
- فرایندهای تجاری را استاندارد می سازد
- بخش های مختلف را بر اساس نیاز سازمان شخصی سازی می نماید
- مدیریت و ارتباط با مشتریان را بهبود و رضایتمندی آن ها را افزایش می دهد
- مدیریت زنجیره تامین را قوت می بخشد
- با ارائه داده های شفاف و قابل اعتماد، قدرت تصمیم گیری بهتر به مدیران سازمان می دهد
- در سازمان فرصت و رقبت به تغییر ایجاد می کند
امروزه، استفاده از سیستم های ERP برای مدیریت همه مشاغل، در هر اندازه و در همه صنایع بسیار مهم است. عملا، وجود ERP برای یک سازمان به اندازه برقی که لامپ های آن را روشن می کند ضروری است.
