نظام آراستگی محیط کار 5s روشی است که برای کمک به کاهش ضایعات و بهینه سازی و بهره وری بیشتر، منجر به ایجاد یک محل کار تمیز، منظم، ایمن و سازماندهی شده می شود. این روش برای داشتن یک محیط کاری با کیفیت، هم از نظر فیزیکی و هم از نظر ذهنی طراحی شده است.

5S سیستمی برای سازماندهی فضاها است تا کار را بتوان به طور موثر و ایمن انجام داد. این سیستم بر قرار دادن همه چیز در جایی که متعلق به آن است و تمیز نگه داشتن محل کار تمرکز دارد، که باعث می شود افراد بدون اتلاف وقت یا خطر آسیب، کار خود را آسان تر انجام دهند.

ریشه 5S و تولید ناب

نظام آراستگی محیط کار 5s توسط رهبران شرکت موتور تویوتا در اوایل و اواسط قرن بیستم به کار گرفته شد. هدف از این سیستم که اغلب در غرب از آن به عنوان تولید ناب یاد می شود، افزایش ارزش محصولات یا خدمات برای مشتریان است. این کار اغلب با یافتن و حذف زباله از فرآیندهای تولید انجام می شود. زیرا تا زمانی که محل کار در وضعیت تمیز و سازماندهی شده قرار نگیرد، دستیابی به نتایج دائمی خوب دشوار است. یک فضای نامرتب و به هم ریخته می‌تواند منجر به اشتباهات، کاهش سرعت تولید و حتی حوادث شود که همه اینها باعث وقفه در عملیات می شود و بر روند کلی شرکت تأثیر منفی می گذارد.

مزایای 5S

با گذشت زمان، روش 5S به مزایای بسیاری منجر می شود، از جمله:

• کاهش هزینه ها
• کیفیت بالاتر
• بهره وری بیشتر
• رضایت بیشتر کارکنان
• محیط کار ایمن تر

اصطلاح 5S از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است که هر S نشان دهنده بخشی از یک فرآیند پنج مرحله ای است که می تواند عملکرد کلی یک کسب و کار را بهبود بخشد. این متد شامل ارزیابی هرچیز موجود در یک فضا، حذف چیزهای غیر ضروری، سازماندهی منطقی چیزها، تمیز نگه داشتن محیط و ادامه این چرخه است. سازماندهی کنید، تمیز کنید، تکرار کنید.

1- Seiri (به انگلیسی Sort) سامان دهی

مرحله اول 5S، مرتب سازی، شامل بررسی تمام وسایل در یک منطقه کاری است تا مشخص شود چه چیزی باید وجود داشته باشد و چه چیزی می تواند حذف شود. برخی از سوالاتی که در این مرحله باید پرسید عبارتند از:

• هدف از این وسیله چیست؟
• آخرین بار چه زمانی از این وسیله استفاده شده است؟
• چند بار استفاده می شود؟
• چه کسی از آن استفاده می کند؟
• آیا لازم است اینجا باشد؟

این سوالات به تعیین ارزش هر وسیله کمک می کند. یک فضای کاری ممکن است بدون اقلام غیر ضروری یا مواردی که به ندرت استفاده می شود بهتر باشد. این چیزها می توانند مانع شوند یا فضا را اشغال کنند.

به خاطر داشته باشید که بهترین افراد برای ارزیابی اقلام موجود در فضا، افرادی هستند که در آن فضا کار می‌کنند. آنها هستند که می توانند به سوالات بالا پاسخ دهند.

اگر تشخیص دادید که برخی از وسایل ضروری نیستند، می‌توانید یکی از اقدامات زیر را انجام دهید.

• دادن وسایل را به دیگر بخش‌ها
• بازیافت، دور انداختن یا فروش اقلام
• انتقال وسایل به انبار

اگر ابزاری اخیراً استفاده نشده است، اما کسی فکر می‌کند ممکن است در آینده به آن نیاز باشد، از روش برچسب قرمز استفاده کنید. تگ های قرمز معمولاً برچسب‌های مقوایی یا برچسب‌هایی هستند که می‌توان آنها را به موارد مورد نظر چسباند. کاربران اطلاعات مربوط به مورد را پر می کنند مانند:

• محل
• شرح
• نام شخصی که تگ را اعمال می کند
• تاریخ درخواست

سپس وسیله را در «منطقه برچسب قرمز» با سایر وسایلی که همین وضعیت را دارند قرار می گیرد. اگر پس از مدت زمان تعیین شده (مثلا یک یا دو ماه) از وسیله استفاده نشد، زمان آن رسیده است که آن را از فضای کاری حذف کنید.

برای بررسی مجدد وسایلی که برچسب قرمز دارند، یک یادآوری تنظیم کنید تا انجام این کار فراموش نشود.

2- Seiton (به انگلیسی Set in Order) نظم و ترتیب

وقتی که وسایل اضافی از محیط خارج شد، راحت تر می‌توانید ببینید اطرافتان چه خبر است. حالا می‌توانید وسایل باقی مانده را مرتب کنید. مواردی که باید در نظر بگیرید:

• کدام افراد یا تیم‌ها از کدام آیتم‌ها استفاده می کنند؟
• چه زمانی از این وسایل استفاده می شود؟
• کدام وسایل بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند؟
• آیا وسایل باید بر اساس نوع گروه بندی شوند؟
• قرار دادن وسایل در کجا منطقی تر است؟
• آیا برخی از قرارگیری ها باعث کاهش حرکت غیر ضروری می شود؟
• آیا ظروف ذخیره سازی بیشتری برای مرتب نگه داشتن چیزها لازم است؟

در طول این مرحله، همه باید تعیین کنند که چه ترتیب چینشی منطقی‌تر است. طوری که چیدمان و سازماندهی یک قسمت از فضا، زمان انتظار، حرکت و رفت و آمد غیر ضروری را کاهش دهد.

3- Seiso (به انگلیسی Shine) پاکیزه سازی

همه فکر می‌کنند که تمیز کردن و نظافت را بلدند، اما یکی از ساده ترین چیزهایی است که از آن چشم پوشی می‌شود، به خصوص زمانی که سرشان شلوغ می شود.

این مرحله بر تمیز کردن محل کار متمرکز است که به معنی جارو کردن، پاک کردن، گردگیری، تمیز کردن سطوح، کنار گذاشتن ابزار و مواد و غیره است.

این مرحله علاوه بر تمیز کردن اولیه، شامل انجام تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات و ماشین آلات نیز می‌شود. اگر برای تعمیر و نگهداری از قبل برنامه ریزی شود، مشکلات را می‌توان از قبل پیدا و از خرابی جلوگیری کرد. این به معنای اتلاف زمان کمتر و عدم از دست دادن سود ناشی از تداوم کار است.

پاکیزه سازی در محل کار ممکن است جالب به نظر نرسد، اما مهم است. و نباید فقط به واحد خدمات سپرده شود. در متد 5S، همه مسئول تمیز کردن فضای کاری خود را هستند.

نکته: نحوه تمیز کردن ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما مطمئن شوید که اعضا کاملا می دانند چطور فضای کار خود را به درستی تمیز کنند. به کارمندان – به ویژه کارمندان جدید – نشان دهید که از کدام پاک کننده‌ها استفاده کنند، مواد تمیزکننده در کجا نگهداری می‌شوند و چگونه تجهیزات را تمیز کنند، به ویژه اگر تجهیزاتی آسیب پذیر هستند.

4- Seiketsu (به انگلیسی Standardize) استاندارد سازی

پس از تکمیل سه مرحله اول، وضعیت خوب به نظر برسد. همه وسایل اضافی از محیط خارج شده‌اند، همه چیز سازماندهی شده است، فضاها تمیز شده اند، و تجهیزات در وضعیت خوبی کار می کنند. اما زمانی که متد 5S در یک شرکت به تازگی در حال پیاده سازی است، تمیز کردن و سازماندهی آن آسان است اما ممکن است همه چیز به آرامی به حالت قبل برگردد. استانداردسازی همه مراحل قبل را سیستماتیک می کند و انجام آن‌ها را به عادت تبدیل می‌کند. یک برنامه زمانبندی ارسال شده که نشان می دهد چند وقت یکبار کارهای تمیزکاری باید انجام شود و چه کسی مسئول آنهاست، ابزار مفیدی برای این کار است.

در ابتدا، اعضای تیم احتمالاً به یادآوری در مورد 5S نیاز خواهند داشت. اما با گذشت زمان، کارها به روتین تبدیل می شوند و این کارها به بخشی از کار عادی تبدیل می شود.

5- Shitsuke (به انگلیسی Sustain) حفظ و نگهداری

هنگامی که 4 مرحله قبل انجام شد، سازمان باید از حفظ آن رویه‌ها مطمین شوند. مدیران باید مطمئن شوند 5S بخشی از فرهنگ سازمان می شود. و زمانی که این متد در طول زمان پایدار بماند، آن زمان است که سازمان متوجه نتایج مثبت مستمر می‌شود.

نکته شماره 1: برای کمک به حفظ متد 5S، مطمئن شوید که همه کارمندان جدید (یا کارمندانی که در تیم‌های مختلف سازمان جابجا می‌شوند) در مورد رویه های 5S تیم خود آموزش می‌بینند.

نکته 2: پروسه انجام S5 را جذاب کنید. نگاه کنید که سازمان‌های دیگر چطور این متد را اجرا می‌کنند.

اگرچه 5S یک مفهوم نسبتاً ساده است، اما شروع آن احتمالاً جالب به نظر نمی‌رسد. با انجام کارهایی مانند تصمیم گیری در مورد اینکه کدام بخش ها و افراد درگیر خواهند شد، به چه آموزش هایی نیاز است و از چه ابزارهایی برای تسهیل فرآیند مورد نیاز است، شروع کنید. تعیین این موارد به شروع فرآیند پیاده سازی 5S کمک می کند.

چه کسانی باید در اجرای متد 5S شرکت کنند؟

پاسخ کوتاه به این سوال این است: همه. اگر کسی کنار گذاشته شود، این می‌تواند به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی منجر شود که کسی مسئولیت آن را بر عهده نمی‌گیرد.

نظام آراستگی محیط کار 5s ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد اتفاق بیفتد، اما در حالت ایده آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می شود.

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که رهبران شرکت باید در 5S شرکت کنند. وقتی افراد ببینند که مافوق‌هایشان با شرکت در اجرای 5S آن را جدی می‌گیرند، احتمالاً آن‌ها نیز انجام آن را جدی می‌گیرند.

آموزش 5S

هر کسی که در فعالیت های 5S شرکت خواهد کرد باید آموزش ببیند. این را می توان در یک محیط کلاس درس، با یک DVD آموزشی، و یا از طریق فعالیت های عملی انجام داد.

برای اینکه کارمندان بفهمند چرا شرکت قرار است استفاده از 5S را شروع کند و چرا این مهم است، باید تاریخچه مختصری از 5S، بخش‌های مختلف و مزایای آن ارائه شود.

هنگامی که از 5S در محل کار استفاده می شود، تشخیص ناهنجاری ها و تشخیص مشکلات احتمالی قبل از تبدیل شدن به مشکلات جدی، آسان تر است.

هزینه های 5S در مقابل پس انداز بلند مدت

رهبران سازمان‌ها ممکن است تصور کنند که استفاده از 5S هزینه بر است. اما به طور کلی، اینطور نیست. ممکن است سرمایه‌گذاری اولیه روی ابزارهایی مانند نوار و برچسب‌های علامت‌گذاری کف وجود داشته باشد، و زمانی هم باید صرف آموزش و فعالیت‌های 5S شود که وقت کارمندان را می‌گیرد. با این حال، در درازمدت، 5S باعث می‌شود فرآیندها روان‌تر اجرا شوند و از حوادث ناگوار جلوگیری می‌کنند، و این موارد معمولاً در دراز مدت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان و افزایش بهره وری می‌شود.

منتظر نظراتتون درباره این پست هستیم.