احتمالا شما هم فارغ از موقعیت شغلی‌تان و سازمانی که در آن کار می کنید، تا به حال با انبوهی از کارها و تسک های انجام نشده و تلنبار شده برای اتمام یک پروژه برخورد داشته اید. اگر امکان اضافه کردن نیرو و عضو جدید به تیم وجود نداشته باشد، چطور باید این حجم از کارهای انجام نشده را سامان دهی کرد؟ امروز و در این پست می خواهیم روش مدیریت پروژه با جلسات اسکرام را با هم بررسی کنیم.

اکثر پروژه های نرم افزاری در دسته پروژه‌های پیچیده قرار می گیرند. به این صورت که نه مشتری دقیقا می‌داند چه نیازی دارد و معمولا با دیدن خروجی سیستم، از خواسته خود مطمئن می‌شود و نه مجری پروژه در روش ها، ابزارها و طرح ها و … قطعیت دارد. این دو مسئله به ما نشان می دهد که تغییر در پروژه‌ها و مسائل پیچیده اتفاقی محتمل است و باید راهی برای مواجه سریع با این تغییرات پیدا کرد. به تفکر پاسخ دهی سریع به تغییرات، چابک یا چابکی گفته می‌شود.

مدیریت پروژه چابک یا همان Agile Project Management که در فارسی به اجایل هم معروف است نوعی رویکرد است که از تکرار برای پروسه برنامه ریزی و مدیریت پروژه استفاده می کند. در واقع یک پروژه چابک به بخش های کوچکی به نام تکرار شونده ها تقسیم می شود که هر بخش به وسیله تیم، بررسی و تحلیل شده و نتیجه این تحلیل ها برای بهبود هرچه بیشتر پروژه استفاده می شود.

روش چابک برای زمانی مناسب است که:

• پروژه‌ای داریم که هیچ تجربه قبلی در آن نداریم
• پروژه ای داریم که نیازمند تغییر و همچنین ارتباط مداوم و مستمر با مشتری دارد.

اسکرام محبوب ترین روش مدیریت پروژه چابک یا همان اجایل است. تیم، در مدیریت پروژه با جلسات اسکرام که از اصول چابک پیروی می کند اعضای مشخص با وظایف مشخصی دارد.

اعضای تیم اسکرام

• صاحب محصول یا Product Owner که به اختصار PO نیز نامیده می‌شود
• تیم توسعه دهنده و فنی یا همان Developers
• سهامداران یا Stakeholders
• اسکرام مستر یا Scrum Master

معمولا در یک تیم اسکرام، PO نیازهای پروژه را شناسایی کرده و تغییراتی که نیاز است پیاده سازی شود را مشخص می کند و به همین دلیل مرتب با تیم فنی در تماس است. در این بین باید انتظارات تیم سهامداران را نیز برطرف کند. اسکرام مستر هم تلاش می کند تا با برگزاری جلساتی که در چهارچوب اسکرام تعریف شده است، در جهت پاسخ به خواسته های PO تلاش کند. به عبارتی سهامداران برای انتقال خواسته هایشان مستقیما با PO در ارتباط هستند و PO  نیز برای جامه عمل پوشاندن به این خواسته ها با تیم فنی و Developersها در ارتباط است و تسک‌هایی را برای انجام در زمانی مشخص به این تیم انتقال می‌دهد و اسکرام مستر هم مسئول پیگیری انجام این تسک‌هاست.

انواع جلسات اسکرام

1- Sprint Planing: اولین جلسه در اسکرام جلسه اسپرینت پلنینگ است که با حضور اسکرام مستر، صاحب محصول و تیم فنی برگزار می شود. معمولا در این جلسات به سه سوال اصلی پاسخ داده می شود. (اصطلاح اسپرینت یا sprint در واقع همان بازه زمانی است که برای انجام بخش های مختلف پروژه در نظر گرفته شده است که معمولا یک ماهه یا کمتر است) در این دوره یک ماهه:

• چه کاری باید انجام شود؟
• چرا باید این کار انجام شود؟
• این کار چگونه باید انجام شود؟

2- Daily Scrum: نام دیگر این جلسات استندآپ‌های روزانه (Daily Standup Meeting) است. این جلسات با حضور اسکرام مستر و تیم فنی برگزار می شود و همانطور که از نامش پیداست روزانه، به صورت ایستاده و در زمان و مکان ثابت برگزار می شود. مدت زمان این جلسات معمولا کمتر از 15 دقیقه است و طی این مدت همه اعضا باید به سوالات زیر پاسخ دهند:

• دیروز چه کاری انجام دادند؟
• با چه چالش‌هایی مواجه شدند؟
• چطور چالش ها را حل کردند؟
• امروز چه کاری انجام می‌دهند؟
• پیش بینی می‌کنند با چه چالش‌هایی روبرو شوند؟
• چه راه حلی برای رفع چالش‌ها دارند؟

در این جلسات، اسکرام مستر (این عضو تیم، الزاما مدیر تیم نیست) باید مراقب باشد زمان برگزاری جلسات طولانی نشود و فقط وضعیت کارها و موانع احتمالی در جلسه بررسی شوند و اگر موارد دیگری مطرح شد، جلسه دیگری برای بررسی دقیق آن مشخص کند.

3- Sprint Review: این جلسه، جلسه یکی مانده به آخر است و زمان آن بسته به یک ماهه بودن اسپرینت، حداکثر 4 ساعت است. در این جلسه، خروجی تسک های انجام شده در مدت زمان یا همان اسپرینت مشخص شده، به گروه سهامداران ارائه شود و اگر نیاز به تغییرات است، این موارد اعمال شوند. در این جلسه همه اعضای تیم شرکت می‌کنند.

4- Sprint Retrospective: این جلسه که به اختصار رترو (Retro) نامیده می شود، جلسه ای است که بعد از اتمام کار با حضور مالک محصول، تیم فنی و اسکرام مستر برگزار می شود و هرکس به سه سوال پاسخ می دهد:

• در طول این اسپرینت، چه موارد مثبتی وجود داشت؟
• اعضا با چه چالش‌هایی مواجه شدند؟
• این مشکلات چطور حل شدند یا (حل نشدند)؟

این جلسه آخرین جلسه اسکرام است و بعد از آن باید sprint جدید آغاز شود و به ترتیب جلسات Sprint Review، Sprint Planning و Retro برگزار می شوند.

جمع بندی:

مدیریت پروژه با جلسات اسکرام مناسب شرکت هایی است که پروژه محور هستند و در این پروژه ها نیازها به صورت مداوم تغییر می کنند. برنامه ریزی ها به صورت کوتاه مدت است و در هر مرحله نهایتا چند هفته پیش رو در نظر گرفته می شود. ادامه کار بعد از تکمیل دوره زمانی قبل مشخص و برنامه ریزی می شوند. این روش در پیشبرد اهداف سازمان و موفقیت تیم، تأثیر خیلی خوبی دارد و پیشنهاد می کنیم حتما برای یک دوره کوتاه این روش را امتحان کنید.