در یکی از پست‌های قبل، باهم چند روش را برای کاهش اتلاف وقت و افزایش بهره‌وری مرور کردیم. یکی از راهکارها، اولویت بندی کارهای روزانه بود که در این پست قرار است انجام این کار را با کمک ماتریس آیزنهاور یاد بگیریم.

فرض کنید شما کارهای امروزتان را لیست کردید. معمولا برای انجام یک لیست کاری مشخص در یک زمان مشخص با چالشی روبرو نیستیم و آن‌ها را بر اساس اولویت و علاقه انجام می‌دهیم. اما حالا روزی را در نظر بگیرید که علاوه بر لیست بلندبالای کارهای خودتان که حتی ممکن است طی همان روز هم انجام نشوند، تسک های ریز و درشتی هم از طرف دیگران به شما محول شود.

احتمالا در چنین شرایطی با استرس روبرو شوید و یا حتی از قبول کردن تسک‌های جدید خودداری کنید. اما پیشنهاد می‌کنیم قبل از هر واکنشی یک برگه سفید روی میز بگذارید و با استفاده از تکنیک آسان و به درد بخور ماتریس آیزنهاور، تسک‌ها را اولویت بندی کنید.
این تکنیک می‌گوید ما باید قسمتی از زمانمان را به انجام کارهای مهم اختصاص دهیم نه اینکه همه زمان را صرف انجام کارهای فوری کنیم. بنابراین ضروریست تفاوت این دو واژه را به خوبی متوجه شویم.

1- کارهای مهم:

کارهایی که انجام دادنشان باعث رسیدن به اهداف مشخصی می‌شود.

2- کارهای فوری:

کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و معمولا انجام دادنشان باعث رسیدن شخص دیگری به هدف می‌شود.

همان‌طور که در تصویر می‌بینید، این ماتریس از چهار قسمت تشکیل شده است:

1- کارهای فوری و مهم:

انجام این کارها باید در اولویت قرار بگیرند. مانند پرداخت فاکتور تمدید هاست

2- کارهای غیرفوری و مهم:

معمولا برای این دسته از کارها باید زمان دیگری را در نظر گرفت. مثل انجام ورزش روزانه
با این کار عملا از فشار استرسی که ممکن است متحمل شوید کم می‌شود. اما باید دقت داشته باشید که زمان درستی را برای انجام آن‌ها تعیین کنید که به کارهای مهم و فوری تبدیل نشوند.

3- کارهای فوری و غیرمهم:

انجام این کارها اشتباه نیستند اما باید مراقب باشیم که زمان زیادی را از ما نگیرند. مثل جواب دادن به سوالات همکار جدید
برای انجام این کارها باید بررسی کرد که آیا این امکان وجود دارد که انجام آن‌ها را به شخص دیگری محول کرد یا خیر.

4- کارهای غیر فوری و غیر مهم:

این دسته از کارها در حقیقت اتلاف وقت هستند و ما را به هیچ هدفی نزدیک نمی‌کنند. مثل وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی و ..
اسم دیگر این مدل کارها، کارهای انجام نده است. با زمان نگذاشتن برای این مدل کارها نه تنها چیزی را از دست نمی‌دهیم بلکه زمان زیادی برای انجام کارهای مهم‌تر آزاد کردید.