تا به حال اسم قانون یا اصل پارکینسون به گوشتان خورده است؟ امروز می‌خواهیم در مورد اهمیت استفاده درست از منابع و به کارگیری قانون پارکینسون در مدیریت منابع در زندگی شخصی و در محیط کار صحبت کنیم.
به عکس زیر دقت کنید. صاحب این عکس رو می‌شناسید؟ این عکس، مربوط به آقای سیریل نورثکوت پارکینسون، نویسنده و تاریخ‌دان بریتانیایی و خالق کتاب قانون پارکینسون است. در این کتاب آمده «هرچه اندازه و حجم چیزی بزرگ شود، کارآمدی و بازده آن پائین می‌آید.» در واقع اصل پارکینسون می‌گوید انجام هرکاری به اندازه زمانی که برایش در نظر گرفته شده طول می‌کشد.
به عنوان مثال فرض کنید برای انجام یک پروژه نسبتا ساده دو هفته زمان دارید. پروژه‌ای که انجام آن نهایتا به ۶ ساعت زمان نیاز دارد. از آن‌جایی که زمان زیادی برای انجام پروژه مشخص شده است، حین انجام آن، ممکن است درگیر بررسی مسائل دیگری شوید و این مسئله باعث می‌شود بعد از مدتی در تشخیص اولویت‌ها و تسک اصلی با مشکل مواجه شوید. ممکن است کارهای دیگری هم که در این مدت انجام شده، کارهای غیرمهم و غیرمفیدی نباشند اما شما را از هدف اصلی دور می‌کنند. در نهایت شما پروژه را در آخرین ساعات فرصت دو هفته‌ای انجام می‌دهید و حتی ممکن است کیفیت لازم را هم نداشته باشد.
اگر کمی فکر کنید، موقعیت‌های مشابهی را در زندگی فردی و حرفه‌ای خود تجربه کرده‌اید. ممکن است به خاطر مشخص نکردن سقف هزینه خرید لباس یا هزینه تفریح در ماه، هزینه زیادی در آن ماه انجام دهید و مجبور باشید تا موعد واریز حقوق ماه بعد از هزینه‌های اصلی خود کم کنید. یا حتی اگر برای تمیز کردن اتاق زمان مشخصی تعیین نکنید، بعد از گذشت سه ساعت مچ خودتان را در حال ورق زدن آلبوم خانوادگی قدیمی بگیرید در حالی که اتاق کاملا آشفته است و حتی نصف کار هم انجام نشده است.
حالا به نظر شما راه فرار از این چالش چیست؟ چطور می‌توانیم این مدیریت منابع را به درستی انجام دهیم؟
برای این کار موارد زیر را در نظر بگیرید:
۱- قبل از شروع هر کاری زمان مناسبی برای انجام آن در نظر بگیرید:
این کار را باید خود شما و با توجه به میزان تسلط به کار و سرعت عملتان تعیین کنید. کارفرمایان هم باید در محیط های کاری توانایی های کارمند خود را به درستی بشناسند و حجم معقولی از تسک ها را به نیروهای خود محول کنند.
۲- کم کم زمان تخصیص داده شده به کارها را کم کنید:
حالا که بعد از گذشت مدتی، متوجه شده اید که می‌توانید هر کار را در چه بازه زمانی انجام دهید، تلاش کنید تا به تدریج زمان انجام هر کار را کاهش دهید. مثلا اگر بایگانی فاکتورهای سازمانی یک ساعت زمان نیاز دارد، کم کم این زمان را کاهش داده و به نیم ساعت برسانید. با این کار علاوه بر بالا رفتن قدرت تمرکزتان و حس خوبی که خودتان پیدا خواهید کرد، در محیط کار هم با رضایت بیشتر کارفرمامواجه می‌شوید.
۳- از روش های مدیریت زمان استفاده کنید:
استفاده از ماتریس آیزنهاور در مقالات قبلی کاملا توضیح داده شده است. روش‌های دیگر هم در آینده به صورت کامل بیان می‌شود.
۴- کارهای بزرگ را به کارها و تسک های کوچکتر تقسیم کنید:
ممکن است در مواجهه اولیه با تسک بزرگی که از طرف کارفرما برایتان در نظر گرفته شده است، دچار استرس و اضطراب شوید. این مسئله طبیعی است اما برای جلوگیری از بیشتر شدن این حس و راحت تر انجام دادن کار، سریعا شروع به تقسیم کار به قسمت های کوچکتر کنید. سپس برای هر قسمت، زمان مشخصی در نظر بگیرید و با توجه به اولویت شروع به انجام کار کنید.
در استفاده از قانون پارکینسون در انجام کارها همیشه حواستان به میزان استرس باشد. داشتن استرس در زندگی روزمره امری طبیعی‌ست و اتفاقا این مسئله باعث افزایش سرعت و تمرکز ذهنی هر فرد می‌شود. اما همه ما باید بدانیم چطور می‌توانیم این حس را کنترل کنیم. چون ممکن است حین انجام کار، حس کنید میزان استرس به سطح آزاردهنده ای رسیده و دیگر از کنترل شما خارج شده است. پس موقع زمان بندی کارها، این مورد را در نظر بگیرید.
بد نیست اگر پیشرفتی در خودتان مشاهده کردید، پاداشی هم در نظر بگیرید. این کار باعث می‌شود که انجام کارها لذت بخش تر شده و حتی بر کیفیت تسک ها نیز اثر گذار است.
نکته پایانی: در استفاده از قانون پارکینسون دقت داشته باشید، هدف جلوگیری از اتلاف منابع است. اما این کار باید طوری انجام شود که کیفیت انجام کار قربانی صرفه جویی در منابع نشود. در واقع فلسفه اصلی اصل پارکینسون انجام کارها با کیفیت عالی و در کمترین زمان ممکن است، نه فاجعه‌ای که باعث شود شغل خود را از دست بدهیم یا کارها را بدترین نحو ممکن انجام شوند. اگر از این اصل به درستی استفاده شوند بهره وری هم به میزان قابل توجهی افزایش می‌یابد.
